用友U8系统常用凭证的整理与内控管理u8国际-u8国际官方网站-网址最新的探讨自

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　　380 Economic Vision2014. 4科技创新会计业务都具有规范性,在日常填制凭证过程中,将常用凭证存储起来,在填制过程中随时调用,可大大提高业务处理的效率。但目前存在常用凭证生成随意、管理空缺等问题,使常用凭证发挥不了其应有的效用。故如何保证常用凭证的调用实效性与更新及时性是我们财务急需解决的问题一、常用凭证的内涵所谓常用凭证是指在电算化财务软件中,对于经常发生,或虽然不经常发生,但具有一定规律性的经济业务所制定的标准性记账凭证。通过对这类经济业务加以归纳,找到其核算的特点,用简洁的摘要,就可以使制作凭证的主体和过程得以改...

　　380 Economic Vision2014. 4科技创新会计业务都具有规范性,在日常填制凭证过程中,将常用凭证存储起来,在填制过程中随时调用,可大大提高业务处理的效率。但目前存在常用凭证生成随意、管理空缺等问题,使常用凭证发挥不了其应有的效用。故如何保证常用凭证的调用实效性与更新及时性是我们财务急需解决的问题一、常用凭证的内涵所谓常用凭证是指在电算化财务软件中,对于经常发生,或虽然不经常发生,但具有一定规律性的经济业务所制定的标准性记账凭证。通过对这类经济业务加以归纳,找到其核算的特点,用简洁的摘要,就可以使制作凭证的主体和过程得以改变,完成相应的会计工作。在用友U8系统内,编制会计凭证对菜单栏里有一栏就是“调用常用凭证和增加常用凭证”。二、目前常用凭证管理存在的问题及原因分析由于目前各单位业务性质与会计科目设立尚无统一模式,加上各地的实际情况又各不相同,导致常用凭证不常用、涵盖面窄、管理难等问题。导致上述问题的原因主要如下。（（一一））常用凭证同一业务的重复设立常用凭证同一业务的重复设立财会部门制作凭证的主体不同,对同一业务处理思路不一致,不同的会计人员,就有可能做出不同的会计分录,或前后沟通不当,导致对已生成的常用凭证重复设立。（（二二））常用凭证不常用常用凭证不常用由于常用凭证内控制度的欠缺,常用凭证的设立往往具有随意性,或者由于财务核算口径变动导致常用凭证更新不及时,都导致生成的常用凭证不符合常用的特点,调用频率不高。（（三三））常用凭证涵盖范围不全常用凭证涵盖范围不全常用凭证涵盖面不广,导致该生成的常用凭证未生成,增加了制单人员的制单工作量,降低了工作效率。（（四四））常用凭证摘要要素不齐全常用凭证摘要要素不齐全各个会计人员对摘要的填写可能不完全相同,而正确对摘要,能准确、快速地统计某个性质业务发生金额,及时地给领导一个准备对数据以供领导做出下一步决策。三、常用凭证的整理（一）归纳整理。整理思路为首先结合对日常业务的总结归纳对现有的常用凭证进行整理,针对存在上述问题的找出重复生成的、不常用的以及尚未生成的常用凭证进行不同的处理,具体操作如下。1、针对重复生成的常用凭证。选取最近一个月份常用凭证,通过选取同一科目核算的常用凭证,比较分析可确定重复生成的常用凭证,同一业务内容保留一张最具代表性的常用凭证,对其余同一性质的常用凭证进行删除。2、针对非重复生成的常用凭证。选取最近一个会计年度常用凭证的调用记录,对各张常用凭证的生成频率进行统计,保留较为常用的,清理并不常用的凭证。建议参考（如表1）。3、对付尚未生成的常用凭证。根据对日常业务的总结归纳,针对频率高、业务内容复杂的尚未生成常用的凭证,进行常用生成。（二）修改完善。针对（一）归纳整理后所需保留的常用凭证,进行常用凭证索引号统一确立,结合实际工作以及预决算统计工作的需要,规范统一摘要要素。四、常用凭证的内控整理常用凭证的内部控制建立是为了保证常用凭证的完整性、可靠性、准确性,提高制单人员的制单效率,通过对常用凭证生成、修改和清理方面在岗位设置、业务流程和权责分配上的控制,实现其对常用凭证管理的相互监督、相互制约,最终形成提高凭证制单准确性和降单人员重复劳动量方面形成双赢的局面。（一）生成。确立财务软件常用凭证维护人,并设置常用凭证生成与修改权限。业务人员和一般会计人员无法生成常用凭证,待确需生成常用凭证时,申请生成常用凭证,并递交常用凭证维护人审核,待常用凭证维护人审核同意确认并生成。这就保证了整个常用凭证制作系统的稳定性,有效防止常用凭证的重复生成。（二）修改。常用凭证涉及的会计凭证会计处理有变动时,由一般会计人员提交常用凭证修改申请,待常用凭证维护人审核同意,由常用凭证维护人修改完成,确保常用凭证的更新及时性,提高制单人员常用的制单效率与准确性。（三）年末清理。每年年末,由常用凭证维护人整理各常用凭证使用频率,对使用频率低或不使用的常用凭证进行删除清理,保证了常用凭证的常用性。常用凭证的管理工作主要是对企业的日常业务加以总结归纳, 进行常用凭证定义,确保常用凭证的有效性与实时性,使系统得以顺利运转。这些工作需要常用凭证维护人不仅熟悉业务、有综合全面的会计知识,而且需要网络线路及终端的维护知识,所以一般只有财务主管和系统维护人员才可以胜任。结束语目前,财务内控管理上存在对常用凭证整理与管理方面的空缺的情况,此文是针对该问题提出的一种整理方法和管理思路。作为财务人员,我们应该在思想上加强对常用凭证内控管理的意识,运用信息技术增强对其内控的执行力度,改进内控手段的严密性和高效性,确保其有效的运行。参考文献[1]李凤艳.常用会计凭证自动生成系统的研究.辽宁大学学报自然科学版,2005年第2期第32卷.[2]李莉,彭妍.利用常用凭证定义实现标准成本的会计处理.上海会计,2003.6.[3]倪均援,王锋.通过常用凭证实现网络时代的电算化会计信息系统数据接口.网络财务,2010.5.作者简介孙静琴（1985-),女,浙江杭州,汉族,现职称:初级,学历:本科,研究方向:卫生机构财务管理。用友U8系统常用凭证的整理与内控管理的探讨孙静琴浙江大学医学院附属第二医院 浙江 杭州 310002【摘 要】随着我国计算机应用软件的发展,财务软件以其规范、高效的会计核算、便捷的财务查询等优势,改变着各单位的会计核算方式,但只不过用键盘代替钢笔,对于会计凭证的编制,实际上仍然由手工操作完成。因而会计人员编制记账凭证的工作效率并无太大提高,在月凭证处理量较大的单位, 会计电算化的优越性无法得到真正的体现。而常用凭证则扩大了制作凭证的主体范围,改变了操作过程。本文主要是针对目前常用凭证多、乱、杂的情况,结合内控管理方法对常用凭证的整理方法以及对常用凭证管理进行探讨。【关键词】常用凭证 内控管理生成频率 性质 整理建议 6-12 次 常用 保留 3-6 次 较为常用 分析后再度取舍 ＜3 次 不常用 删除 表1